Nesta pandemia o home office passou a ser o formato mais utilizado no cotidiano da maioria das empresas. Para que o trabalho flua neste sistema o papel do líder é essencial no engajamento e harmonia de toda a equipe de trabalho, principalmente durante as reuniões. Por isso, trazemos dicas que farão com que as reuniões online sejam mais produtivas.

Steven Rogelberg, autor de “The surprising science of meetings: how you can lead your team to peak performance”, forneceu algumas dicas que valem ouro ao jornal HuffPost. As dicas de Rogelberg, que atua na área há mais de 20 anos, são baseadas em pesquisas, estudos e experiências reais.

1. Seja consciente: se você convocou a reunião, não leve em consideração apenas a sua satisfação. Garanta que os outros participantes também considerem a reunião necessária e com formato eficiente – incluindo a estrutura, tempo e oportunidade de expressar pontos de vista. Faça uma pesquisa rápida com as pessoas que participam. É sempre bom saber o que pode melhorar.
2. Observe: durante a reunião repare no que as pessoas falam e no comportamento de cada uma – se estiverem bocejando, desenhando, mexendo no celular ou distraídos, elas não estão sendo bem dirigidas.
3. Não seja individualista: às vezes, convocar uma reunião pode agilizar a vida de uma pessoa e fazer com que todas as outras parem de produzir sem necessidade. Por isso, antes de agendar uma reunião certifique-se se é realmente necessário convocar todas as pessoas, e chame somente quem for necessário. Depois, faça uma ata para compartilhar com os demais. Menos, muitas vezes, é mais.
4. Se não há necessidade de interação, não convoque: se a reunião for apenas para dar um aviso, otimize o tempo de todos e utilize outros canais, como o e-mail, por exemplo.
5. Planeje o tempo e a pauta: com um tempo bem planejado e a pauta programada, a reunião é mais produtiva. Programe períodos breves – isso colabora para o bom desempenho dos participantes. Mas seja flexível, pois pode ser levantada uma questão inesperada que mereça atenção.
6. Saiba a hora de encerrar: mesmo com planejamento, uma reunião pode seguir por caminhos múltiplos. Cabe ao líder ficar atento. Ocasionalmente é necessário dizer: “Vamos parar por aqui.”.